Vad är flöden?
Ett flöde kan förklaras som ”någonting” som passerar ett visst “system” under en viss tid. Det kan handla om vatten som flyter i en bäckfåra, om bilar som åker på en motorväg eller patienter som får vård på en vårdcentral.
Alla flöden följer samma regler
Det är inte en slump att det det oftare blir bilkö på vissa vägar och att vissa vattendrag oftare svämmar över. Det beror på samma regler gäller för alla flöden. Genom att förstå hur dessa regler fungerar är det möjligt att förklara varför ett visst flöde “flyter” bättre än ett annat
I det här kapitlet kommer vi att beskriva dessa regler och även ge konkreta exempel på hur reglerna påverkar de flöden som finns i vården. Vi kommer även att visa hur man med hjälp av reglerna kan förändra och förhoppningsvis förbättra befintliga flöden.
Vårdcentral A
Dag 1: Den senaste tiden har du känt dig allt mer nedstämd och därför bestämmer du dig för att kontakta din vårdcentral. Du försöker ringa men tyvärr är telefonkön full. Du bestämmer dig därför för att ringa en annan dag.
Dag 2: Du ringer din vårdcentral och får prata med en sjuksköterska som bokar in dig på en läkartid. (5 minuter sjuksköterska)
Dag 8: Du får träffa en läkare som gör en första bedömning, du lider tydligen av en depression. Läkaren tror att du kunde bli hjälpt av KBT och dikterar därför en remiss till vårdcentralens psykolog som tyvärr har några månaders kö. För att utesluta andra kroppsliga orsaker får du också lämna ett blodprov på väg ut från vårdcentralen. (45 minuter läkare, 10 minuter läkarsekreterare, 5 minuter biomedicinsk analytiker)
Dag 16: Läkaren ringer upp och meddelar att dina provsvar ser bra ut. (5 minuter läkare)
Dag 42: Eftersom du inte hört något från psykologen ringer du till vårdcentralen för att höra vad som hänt med din remiss. Sjuksköterskan lovar att kontakta psykologen och fråga. (5 minuter sjuksköterska)
Dag 46: Psykologen ringer upp och meddelar att vårdcentralen förnärvarande har långa väntetider men att du kommer att få en kallelse om någon månad. (5 minuter psykolog)
Dag. 87: Vårdcentralens psykolog ringer och frågar om du fortfarande är intresserad av en tid. Han bokar in en tid för bedömning veckan efter. (5 minuter psykolog)
Dag 91: Du får träffa psykologen som gör en ny bedömning. Eftersom det för närvarande inte finns några behandlingstider får du en tid för behandlingsstart om några veckor. (45 minuter psykolog)
Dag 107: Du får ett kallelsebrev hemskickat med tid för ditt första möte. (5 minuter psykolog)
Dag 124: Du får äntligen börja din behandling…
Vårdcentral B
Dag 1: Den senaste tiden har du känt dig allt mer nedstämd och därför bestämmer du dig för att kontakta din vårdcentral. En mottagningssköterska svarar i telefonen och du får beskriva vad du söker för. Sköterskan bokar in dig till en psykolog redan nästa dag. (5 minuter sjuksköterska)
Dag 2: Du får träffa en psykolog som bedömer att du lider av en depression och berättar att du har möjlighet att direkt börja i en KBT behandling mot depression och ni bokar in några tider. I slutet av samtalet går psykologen och hämtar vårdcentralens resursläkare som gör en kort hälsoundersökning och ställer lite frågor kring medicinering och sjukskrivning. Läkaren ber dig också lämna blodprov på väg ut från vårdcentralen för att utesluta att du lider av hypotyreos som är brist på sköldskörtelhormon. (45 minuter psykolog, 20 minuter läkare, 5 minuter biomedicinsk analytiker)
Total tidsåtgång för vårdcentral A
Patientens väntetid vid vårdcentral A
Total tidsåtgång för vårdcentral B
Patientens väntetid vid vårdcentral B
Vilket flöde vill du ha?
I vårt inledande exempel visades två olika flöden där ”du” som patient i slutändan fick samma hjälp. Skillnaden mellan de olika flödena var dock att det första flödet tog fyra månader längre tid samtidigt som vårdpersonalen fick lägga ned nästan dubbelt så mycket arbetstid på att uppnå samma resultat.
Det finns alltså mycket att vinna på att skapa effektiva flöden. Men innan vi går vidare med att berätta hur du kan förbättra dina flöden, måste vi först förtydliga vad vi menar med “effektivitet”!
Regler för flöden
Ok, vi vill alltså påverka våra flöden. Det första vi då måste lära oss är varför flöden fungerar som de gör!
Som vi beskrivit tidigare finns det några enkla regler som alla flöden följer. Dessa är:
1. Littles lag
som hjälper oss räkna ut ett flödes genomloppstid, vilket kan användas som ett mått på ”flödeseffektivitet”.
2. Lagen om flaskhalsar
som visar att flaskhalsar förlänger ett flödes genomloppstid eftersom det bildas köer före en flaskhals.
3. Lagen om variationens inverkan på processer
som med hjälp av Kingmans ekvation visar sambandet mellan variationen i ett flöde, resurseffektiviteten och genomloppstiden.
Men jag är kliniker, varför behöver jag bekymra mig om flöden?
Det är en högst relevant fråga! För många kliniker som kanske arbetar privat och inte behöver ansvara för en väntelista blir svaret att ”nej, det behöver du inte..”
Men för kliniker som inte bara ansvarar för patienterna i behandling utan även ansvarar för de patienter som köar på behandling blir kunskap om flöden mer relevant.
Det kan handla om behandlare som arbetar inom den landstingsfinansierade vården som kan sägas ha ett slags ”samhällsansvar” men också behandlare inom exempelvis företagshälsovård som är vill ha korta köer till betalande företagskunder.
För dessa kliniker kan Little’s lag vara till hjälp för att uppskatta väntetider för patienter, men också räkna ut hur många behandlare en visa mottagning kan anställa.
För alla som arbetar i tillsammans med andra yrkesgrupper kan lagen om flaskhalsar visa hur man på bästa sätt kan utforma ”smidiga” patientflöden utan väntetider.
Slutligen kan kunskap om hur variation påverkar flöden vara viktig för den som vill öka tillgängligheten och minska väntetiden till all slags behandlingsverksamhet!